Le travail hybride devient une norme et les réunions à distance feront toujours partie de notre quotidien.

En tant que manager ou responsable des ressources humaines, vous jouez un rôle moteur dans l’organisation et l’animation des visioconférences. Les enjeux sont nombreux puisque vous devez faire circuler l’information, consulter les collaborateurs en fonction de leurs compétences, faire des points d’étapes sur les projets en cours, motiver et fédérer autour d’un nouveau projet.

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Alors, comment gérer et animer une réunion à distance efficacement ? Nous vous livrons 5 clés !

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5 clés pour organiser une visio conférence efficace et conviviale

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Commençons par quelques chiffres pour bien comprendre les enjeux des réunions à distance. 

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Saviez-vous qu’1 réunion sur 4 n’aboutit à aucune prise de décision ?

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L’échec vient souvent du fait que les objectifs ne sont pas bien définis en amont. L’absence d’ordre du jour peut avoir le même effet.

D’un autre côté, les prises de décisions à l’issue d’une réunion viennent des équipes et non de la hiérarchie.

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Par ailleurs, il faut noter que :

‍52 minutes constitueraient la durée maximale de notre attention en réunion.

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Or, une étude menée par Wisembly indique qu’en réalité, le temps des réunions est de 54 minutes à 1 heure 26 minutes. Il s’avère aussi que 23% des participants commencent à se désintéresser au bout d’une demi-heure.

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37% parviennent à tenir pendant 1 heure tout au plus.

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Autres chiffres étonnants sur les réunions :

• 50% des femmes ont déjà eu le sentiment d’être écartées des prises de décisions lors des réunions.
• 1 cadre sur 3 s’est déjà endormi en pleine réunion de travail.

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Sachant tout cela, nous vous livrons les clés fondamentales pour organiser et animer une réunion avec succès.

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Lire aussi : Les 3 étapes pour que vos équipes ne finissent plus leurs réunions sur un smartphone

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Les enjeux des réunions à distance par rapport aux réunions traditionnelles

Lors d’une réunion en visioconférence, les participants sont face à un écran qui peut vite devenir une barrière physique à l’implication. Il est donc plus facile de se déconcentrer, voire de faire autre chose en même temps sans être remarqué.

En tant qu’animateur de la réunion à distance, vous avez moins d’indicateurs d’implication de vos interlocuteurs. Les choses se corsent encore plus si la vidéo fait défaut ou est de mauvaise qualité.

Alors, l’enjeu principal est de maintenir le sentiment de proximité malgré la distance. La qualité des appareils utilisés et de la connexion internet est de mise. Il faut également savoir jouer avec le ton de la voix pour ne pas désintéresser les interlocuteurs et pour combler l’absence physique.

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Lire aussi : Combattez les idées reçues pour mieux animer une réunion de travail

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Pourquoi il est important de savoir organiser et animer une réunion à distance ?

Nous tenons à souligner que la réunion en distanciel présente de nombreux avantages. En effet, la visio conférence est un outil de communication pratique qui a sauvé les entreprises durant le confinement. Nous pouvons même dire qu’elle rend le télétravail possible en grande partie. 

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Une réunion professionnelle intéressante aboutit à une ou plusieurs prises de décisions visant à apporter des améliorations au sein de la société. Si vous possédez de nombreux bureaux en France ou dans différents pays, cette solution vous fait économiser du temps et de l’argent puisqu’elle vous épargne tout déplacement.

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Pour que la réunion soit agréable, il faut pallier le manque d’interaction personnelle avec le bon ton de la voix, les expressions du visage et les gestes de la main. Tout cela s’apprend ! En outre, il faut être plus attentif pour savoir si l’interlocuteur est bel et bien concentré sur la réunion, s’il fait autre chose en parallèle ou s’il s’y est totalement désintéressé. Bien évidemment, le côté technique doit être impeccable avant de commencer la visio parce que la moindre panne peut générer de la frustration.

Découvrez nos meilleurs conseils pour préparer et animer une réunion captivante et participative.

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1.  La préparation en amont : première clé d’une réunion visio d'entreprise réussie

Toutes les réunions se préparent à l’avance, mais les réunions à distance encore plus ! La première chose à faire est de définir son objectif. Ensuite, vous devez mettre en place toutes les règles à suivre durant la visioconférence. Vous pouvez établir quelques règles pour que chaque réunion à distance se passe bien.

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Par exemple :

• les téléphones doivent être mis en mode silencieux,
• chaque participant doit se trouver dans un endroit calme,
• seul le modérateur donne la parole aux intervenants,
• les temps de parole de chacun sont respectés.

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Certes l’organisateur doit faire des efforts pour ne pas désintéresser les interlocuteurs mais les participants doivent également respecter certains principes. Il convient donc de mettre au point votre charte d’une réunion efficace.

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Une fois que vous avez clarifié l'objectif de cette réunion, notez l'ordre du jour noir sur blanc que vous pourrez ainsi transmettre aux participants. L'étape d'après est justement celle de dresser la liste des participants à la réunion visio et à attribuer leur rôle respectif. En cela, définissez qui prendra les notes, qui animera la conférence et qui sera le time keeper (gardien du temps).

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Par ailleurs, il est important de prévoir un créneau assez court, car l’attention en visio est nettement diminuée. Selon Libby Sander, Olivier Baumann, 2 chercheurs de l'Université Bond en Australie, nous avons l’impression de devoir faire plus d’efforts émotionnels pour paraître intéressés par la réunion en distanciel. Le défaut de plusieurs indices non verbaux et la concentration intense sur les mots ont tendance à épuiser plus vite.

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Lire aussi : Comment les japonais nous aident à faire des réunions plus efficaces ?

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2.  Choisir les bons outils d’animation de réunion

Pour une réunion en distanciel réussie, il est crucial de choisir un outil performant et adéquat. Vous pouvez solliciter les équipes techniques de votre société pour vous aiguiller sur le sujet. Elles vous conseilleront sur les règles de bonne conduite en réunion et le logiciel de visioconférence à privilégier.

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Comment choisir le bon outil d’animation de réunion à distance ?

Il faut tenir compte du type, de la durée, de l’enjeu de la réunion à distance et du nombre de participants.

L’objectif est d’humaniser au maximum la visioconférence, d’où l’importance d’avoir une connexion internet infaillible. Les bugs et les coupures n’aident pas en ce sens.

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La visioconférence

La visioconférence est la pratique la plus répandue dans le monde du télétravail. Privilégiez cette option si vous avez besoin de procéder à un partage d’écran lors de la réunion en distanciel. Elle convient également à un large nombre de participants qui peuvent alors se voir, suivre des présentations en temps réel et interagir. Parmi les logiciels que vous pouvez utiliser dans le cadre d’une visioconférence, nous suggérons Zoom, Whereby.com, Microsoft Teams, Google Meet et Daily.

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Il faut inciter les participants à allumer leur caméra pour arriver à créer de l’interaction et à s’appuyer sur eux. Allumer sa caméra participe réellement à la création d’un lien entre les interlocuteurs. L’échange va être plus agréable car vous aurez davantage de capteurs non verbaux activés par rapport à un simple appel sans caméra.

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3.  Se connecter à ses interlocuteurs pour que la réunion visio soit conviviale et interactive

Le plus grand challenge est de parvenir à capter l’attention de tous les interlocuteurs dès le début et tout au long de la réunion visio. 

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Chaque participant doit avoir un rôle à jouer dans la réunion pour avoir envie d’y participer. Vous pouvez vous connecter à eux en parlant de leur enjeu dès le départ. En clair, il faut mettre en avant leur intérêt et leur rôle sans pour autant perdre de vue votre objectif. Pour mener une réunion efficace, vous devez briser la glace dès le départ. Vous pouvez proposer un petit jeu pour détendre l’atmosphère, faire un sondage ou réaliser un icebreaker.

Vous trouverez des informations pratiques sur les icebreaker réunion à distance.

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4.  Soignez la fin de votre réunion visio

Chaque partie d’une réunion efficace compte, y compris sa fin.

Ainsi, il convient de toujours finir avec un plan d’action et des personnes responsables des actions et si possible des délais à respecter. N’hésitez pas à collecter et à donner des feedbacks sur ce qui vient de se dire. Cela vous permet de savoir si vous avez pu animer une réunion dynamique et conviviale ou s’il faut encore apporter des améliorations. Par la suite, envoyez un compte rendu de réunion à tous les participants de la réunion à distance.

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Lire aussi : Comment communiquer efficacement à distance ?

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5.  Former vos collaborateurs pour rendre une réunion vivante

La réunion à distance reste une nouveauté pour de nombreux collaborateurs. Tout le monde est encore habitué au présentiel même si la visio était pratiquée par toutes les entreprises durant le confinement. Il faut donc adopter de nouvelles pratiques et de nouvelles habitudes pour que chaque réunion visio soit une réussite. Vous pouvez aider vos équipes en leur proposant une formation adaptée pour animer une réunion à distance. Ils auront ainsi les bons outils & techniques d'animation de réunion pour joindre l'efficace à l'agréable en visio. 

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💡 Time to Pitch vous propose d'accompagner vos managers pour animer des réunions d'équipe à distance et ils découvriront :

• comment préparer une réunion à distance dans les règles de l’art ;
• comment s’appuyer sur les meilleurs outils pour animer une réunion visio ;
• comment susciter la participation des participants.

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Conclusion :

Pour qu’une réunion soit interactive et agréable pour tous, il faut qu’elle soit préparée et réfléchie.

Chaque participant doit avoir un rôle et un intérêt à y participer. Autrement, il va se désengager au bout de quelques minutes. Si vous suivez nos conseils, vous aurez toutes les chances d’organiser et d’animer une réunion dynamique et conviviale.

Nous recommandons notamment de bien définir l’objectif de l’échange à l’avance, de choisir les bons outils de visioconférence, de se connecter aux interlocuteurs afin d’instaurer une convivialité et de soigner la fin de la réunion. Une formation à l'animation de réunion à distance est également conseillée.

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