Optimiser sa gestion du temps de travail et des priorités
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Vous êtes sous l’eau au travail et vous aimeriez que les journées aient plus que 24 heures ?
Il serait intéressant de repenser votre gestion du temps et de mettre en place des principes simples et efficaces. Loin d’être une fatalité à défier au quotidien ou encore un don, la gestion du temps de travail est une compétence qui s’apprend et qui est accessible à tous. Que vous soyez manager ou collaborateur, elle fait partie des soft skills incontournables dans l’entreprise de demain et nous rend la vie plus agréable au bureau.
4 jours travaillés contre 5 : +39,9% de productivité
Microsoft Japon est une entreprise exemplaire, ayant expérimenté en 2019 l’allègement du temps de travail en passant à une semaine de 4 jours au lieu de 5. Résultat : près de 40% de productivité augmentée par rapport au même mois de l’année précédente. Toute l’organisation du travail a été repensée, de quoi faire des jaloux !
Que diriez-vous de ne plus travailler à 100 à l’heure tout en étant productifs ? « Prenez du temps » maintenant pour en « gagner » à l’avenir, après tout vous en êtes maître !
Savoir organiser son temps de travail présente de nombreux avantages et ses bienfaits seront rapidement visibles si vous mettez en place les bonnes méthodes.
Mettre en œuvre les bonnes méthodes de gestion du temps de travail permet de segmenter votre temps de travail et ainsi d’atteindre efficacement votre objectif. La planification consciente de vos tâches créera toujours plus de valeurs ajoutées au résultat. Ainsi, « utiliser les heures de travail à bon escient » rime avec « maximiser la productivité ».
En ayant une vision plus claire de l’ensemble de vos missions, vous y apporterez du qualitatif mais aussi pourrez consacrer du temps pour aller plus loin dans votre expertise ; par exemple en développant de nouvelles compétences à travers des formations.
💡 Apprenez à organiser votre temps pour gagner en productivité
Dégager du temps libre permet de se poser et de s’accorder des moments dédiés à de nouvelles réflexions. Avoir un planning structuré et allégé permet de libérer votre cerveau et donc d'être plus propice aux idées créatives qu'à la gestion des tâches ; ce n’est pas dans le rush que vous trouverez des solutions à des problèmes ou que vous aurez une idée lumineuse sur un projet.
Le fait d’avoir le contrôle sur son temps et de réussir à terminer une tâche dans les temps procure de la satisfaction, et la charge mentale est diminuée. Un travail inachevé dans les temps va constamment solliciter le cerveau par peur d’oublier ou pour chercher à se rassurer, et le stress prend forme avec un impact négatif sur la santé.
Pour aller plus loin, nous vous expliquons dans cet autre article les symptômes liés au stress et les raisons de faire du droit à la déconnexion une priorité en télétravail.
💡 Détenez les techniques pour gérer le stress et trouver la sérénité au travail au quotidien
Lire aussi : Comment gérer et combattre le stress au travail ?
Ne pas être en surmenage au travail permet de libérer du temps pour :
Ces éléments sont essentiels au bien-être des collaborateurs en entreprise et s’inscrivent dans les démarches de Qualité de Vie au Travail (QVT). Pour aller plus loin : les bonnes pratiques du télétravail et la QVT.
Nous vous invitons à compléter votre lecture avec notre Livre blanc à télécharger :
Et si le lapin d’Alice au pays des merveilles arrêtait de courir et réussissait à rattraper le temps ? Quelle révolution n’est-ce pas, mais le temps en lui-même ne doit pas être une obsession, c’est la façon dont vous gérez vos tâches qui aide à l’adaptation au temps. En effet, le temps est un repère universel et il ne manque pas ; ce qui importe c’est la façon d’optimiser la réalisation de votre travail grâce à des méthodes (et petites astuces) que nous vous livrons. A vous de combiner ou alterner ces techniques de gestion du temps jusqu’à trouver le rythme qui vous convient, tout cela dépend de votre personnalité, de votre situation et de vos objectifs.
La première étape est la boussole de votre productivité : définir vos objectifs individuels. Avant de pouvoir dessiner l’organisation de votre temps, savoir où vous allez est votre fil conducteur que vous devez garder en tête tout au long de la réalisation des tâches. L’intérêt de se fixer ce repère est de ne pas sortir inutilement du circuit menant à l’objectif fixé.
Un objectif est un pilier qui permet de voir facilement si vous progressez ou bien d’identifier ce qui empêche de l’atteindre ; d’autant plus un objectif doit être SMART :
Un exemple d’objectif suivant la méthode SMART :
« Multiplier par 4 le nombre de visites en provenance des réseaux sociaux sur notre site web d’ici 4 mois, en organisant une formation pour nos commerciaux sur le Social selling. »
Vous pourrez alors aisément vous fixer des objectifs par semaine, par mois ou même quotidiens s’ils sont plus articulables selon votre activité.
Avoir une bonne gestion des priorités, c’est hiérarchiser les grandes lignes d’un travail. L’intérêt est de ne pas court-circuiter le processus et d’être efficace dans la réalisation des tâches.
Avec la méthode GTD (Getting Things Done) articulée autour de 5 actions pour bien gérer son temps, vous veillerez à :
La Matrice d’Eisenhower est une méthode de priorisation des tâches qui consiste à classer les tâches à accomplir en fonction de leur importance et leur urgence. Utiliser cette matrice de priorisation est une solution simple et visuelle, elle se présente sous 4 blocs de types de tâches :
Commençons par la zone critique. Combien de fois fait-on l’amalgame « c’est urgent, DONC c’est important. » ? Prenez plutôt le temps de challenger l’urgence : quel est le degré d’urgence et qu’est-ce que cela impacte vraiment ? On aura toujours tendance à privilégier l’urgence parce qu’elle est sensationnelle, bruyante, impressionnante… Est-elle pour autant pertinente ?
Une fois repérées, ces tâches sont à traiter en priorité car elles auront des impacts immédiats si elles ne sont pas réalisées à temps.
Exemple : un bug informatique sur un formulaire de réservation, la correction est à réaliser immédiatement.
Elles seront exécutées et devront être planifiées avec justesse. Ce sont celles qui aident à bien avancer mais qui requièrent d’accorder du temps.
Attention car on peut avoir tendance à les repousser comme elles ne sont pas urgentes, et risquent de s’accumuler dans la case urgence.
Exemple : suivre une formation pour utiliser un logiciel informatique.
Elles devront être traitées immédiatement. Elles sont moins importantes pour vos objectifs mais le sont pour les autres, et donc nécessitent un traitement immédiat. Il peut être judicieux de déléguer au maximum ces tâches, si cela est possible bien entendu.
Exemple : faire un reporting spécifique d’une de vos activités à votre responsable car il attend des chiffres pour pouvoir avancer sur un projet.
Leur traitement sera mis de côté car ces tâches polluent votre gestion : elles vous font perdre du temps ou vous stressent pour rien. Procrastinez ou si possible éliminez ces tâches, votre charge de travail ainsi que votre charge mentale ne seront que considérablement réduites. Il ne vous restera plus qu’à vous concentrer sur l’essentiel de votre travail menant aux objectifs définis.
Exemple : réorganiser tous les dossiers sur le serveur de stockage.
« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important » - Dwight D.Eisenhower, 34ème président des États-Unis
Grâce à cette matrice pour revoir ses priorités, vous saurez peser l’urgent et l’important, sachant que nous avons tendance à nous concentrer sur l’urgent, même sans importance. C’est pourtant l’importance qui doit être prioritaire, pour vous et votre entreprise.
Remettre à plus tard une chose importante que l'on peut faire actuellement est un réel frein à l'action. La contre-productivité et le non-respect de délai en sont les conséquences. S’ensuivent alors tensions, démotivation, frustration, et charge mentale alourdie.
Pour remédier à cette mauvaise habitude de procrastiner, nous vous conseillons de suivre la méthode « Avalez le crapaud » :
« Avalez un crapaud dès le matin et rien de pire ne vous arrivera pour le reste de la journée » - Mark Twain, écrivain
Brian Tracy, spécialiste en développement personnel, s’est inspiré de cette citation pour mettre au point cette méthode efficace. A travers son livre intitulé « Avalez le crapaud ! 21 bons moyens d’arrêter de tout remettre au lendemain pour accomplir davantage en moins de temps » (2001), il explique le principe de réaliser chaque début de journée (idéalement le matin car nous sommes plus productifs) la tâche que vous estimez la plus pénible de votre to do list au lieu de garder le « plus gros » pour la fin.
Comment s’y prendre exactement ?
Et voilà, il ne vous reste plus qu’à passer à l’action en appliquant cette règle chaque matin, et n’oubliez pas de planifier à l’avance chacune de vos journées.
« Les gens pensent que se concentrer signifie dire oui aux choses importantes. Mais ce n’est pas du tout ça. C’est dire non à la centaine d’autres bonnes idées qui existent. Vous devez choisir avec soin. » - Steve Jobs, Apple
Dire « oui » à tout, c’est s’éparpiller. Et s’éparpiller, c’est se défaire de son plan d’actions et donc s’éloigner de son objectif. Savoir exprimer un refus est une compétence clé qui permet de s’affirmer et de se faire respecter, d’autant plus que votre travail gagnera en qualité car vous serez plus serein et épanoui.
Vous dites « oui » alors que vous pensez « non ». Les raisons de cette difficulté à refuser sont nombreuses et dépendent de notre éducation, notre vécu, notre environnement… Un « non » sincère exprimé de façon assertive sera mieux perçu qu’un « oui » forcé ou hypocrite. Faites donc preuve de transparence, d'authenticité, de bienveillance et de charisme. Nous vous livrons quelques techniques pour refuser avec tact.
Découvrez les différentes techniques qui vous aideront à répondre par la négative plus facilement : Savoir dire « non » au travail, ça s’apprend
Rappelez-vous de notre conseil sur les priorités à attribuer à vos diverses tâches : si elles ne sont ni urgentes ni importantes, mettez-les de côté ou déléguez-les car elles risquent de grapiller sur votre temps. Il n’est pas toujours évident de confier une tâche à un ou une collègue, mais il ne faut pas hésiter à demander ; surtout si vous estimez que la personne est assez compétente dans le domaine et qu’elle a la possibilité d’y consacrer du temps (n’oubliez pas de lui laisser la possibilité de vous dire non, peut-être même en le formulant textuellement « si tu ne peux pas le faire, dis-le-moi »). Faites confiance et vos collègues ne seront que flattés, la cohésion d’équipe sera renforcée et vous vous concentrerez sur les tâches sur lesquelles vous apportez le plus de valeur.
« Vous n’atteindrez jamais votre destination si vous vous arrêtez pour jeter des pierres à chaque chien qui aboie. » - Winston Churchill
En pleine réunion de travail ou rédaction de brief, vous vous souvenez sûrement avoir eu des pensées volatiles du type « Que vais-je cuisiner ce soir ? » ou « Ah mince je dois lui envoyer un mail c’est urgent ». Vous reconnaissez-vous avec ce problème de concentration au travail ?
La concentration mentale est la capacité à mobiliser toutes ses facultés mentales sur un sujet. Notre cerveau ne pouvant en traiter qu’un seul à la fois et de manière qualitative, l’idée est donc d’accaparer son attention tout en tenant à l’écart les pensées parasites.
La concentration est devenue un luxe face à un monde trépidant et regorgeant de distractions digitales. Être attentif est la condition essentielle de l’efficacité au travail.
Jusqu’à ces derniers mots de lecture, vous êtes toujours concentré(e). Et c’est normal, notre capacité de concentration avoisinerait les 90 minutes selon une étude du psychologue Anders Ericsson. En réalité, notre attention est à son apogée au bout de 25 minutes seulement, et sur une même activité. Puis elle baisse progressivement jusqu’à se sentir totalement lasse les 65 minutes suivantes ; d’où la nécessité de prendre une pause après la première phase.
Lire aussi : Combattez les idées reçues pour mieux animer une réunion de travail
Le manque de concentration n’a pas qu’une cause. Avec la généralisation des open spaces, les notifications régulières apparaissant sur les écrans, sans parler des lancers de boulettes de papier entre collègues, les salariés sont interrompus dans leurs tâches toutes les 12 minutes en moyenne.
Vous l’avez compris, il faut de nouveau se mettre dans le circuit des 25 minutes pour retrouver une concentration optimale ; donc être interrompu(e) toutes les 12 minutes pendant 1 heure reviendrait à retourner à la case départ 5 fois !
« Tiens, donne-moi ton avis », vous êtes sollicité(e) par un collègue lorsque vous commenciez tout juste à être plongé dans un calcul des plus complexes.
L’économiste Sune Carlson affirme « tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s’il était effectué de façon continue », dans son livre Executive Behavior en 1951. L’Interruption est donc l’ennemi de la productivité.
“Le Deep Work est la capacité à se concentrer sans distraction sur une tâche difficile. C’est une compétence qui vous permet de maîtriser des informations compliquées et de produire de meilleurs résultats en moins de temps.” – Cal Newport
Le professeur américain Cal Newport a mis au point la méthode de travail révolutionnaire du « deep work » (travail en profondeur) : entre autres la fragmentation du travail, l’octroi de pauses et bien d’autres bonnes pratiques que nous vous partageons pour améliorer personnellement vos capacités de concentration.
Aménagez votre espace de travail dédié à votre objectif : éloignez les sirènes attentionnelles en enlevant de votre bureau tout sujet susceptible d’attirer votre attention : téléphone, tablette, revues…
Si vous travaillez sur un document Word par exemple, fermez toutes les autres fenêtres (navigateur, messagerie instantanée, e-mails…). Pour éloigner davantage la tentation, désactivez les alertes sonores et les notifications pop-up.
Autorisez-vous à ne pas être joignable pendant 1h30, cela ne devrait pas changer l’histoire de l’entreprise. Vous pouvez prévenir vos collègues que vous coupez toutes vos notifications si vous en ressentez le besoin pour éviter d’être harcelé si vous ne répondez pas dans les 15 minutes sur la messagerie instantanée.
Organisez la résistance face aux sirènes attentionnelles. Si on vous dit « ne pensez pas à un chat vert », à quoi pensez-vous ? A un chat vert. Notre cerveau ne comprend pas la négation. Une seule solution pour ne pas y penser : pensez à un vélo jaune. De la même manière, si vous vous dites « Je ne dois pas regarder mes SMS » vous n’arrêtez pas d’y penser. Une solution : vous concentrer sur la tâche que vous voulez accomplir. Alors, pensez à votre objectif, visualisez-vous entrain de la réaliser, visualisez le moment ou vous allez pouvoir retirer la tâche de votre to-do. Posez-vous la question : quel est mon objectif ?
Découpez votre objectif en mini-missions. Par exemple, vous devez rédiger un process complet pour différentes équipes sur l’utilisation d’un nouvel outil. Votre objectif est précis mais il est un peu trop grand non ? Pour manger un grand gâteau, vous le découpez en parts et vous le mangez en plusieurs fois. Pour atteindre un objectif ambitieux, faîtes de même : découpez votre objectif en mini-missions, avec des mini-objectifs spécifiques. Rédiger un process complet devient un ensemble de mini-missions :
Votre concentration est ainsi focalisée au maximum sur une tâche réduite au minimum et vous pouvez constater votre progression de manière quotidienne.
Planifiez vos mini-missions. Une mission doit être atteignable en une vingtaine de minutes. 25 minutes, c’est le temps maximum de concentration dont notre cerveau dispose.
Cela peut paraître impossible voire très anxiogène de ne pas pouvoir vaquer à vos occupations plus personnelles (tél etc.). Travailler sous forme de sessions de 25 minutes va rendre cette privation plus digeste et acceptable. Voici comment procéder et gagner en efficacité grâce à la méthode Pomodoro, qui tire son nom d’un minuteur de cuisine et développé par Francesco Cirillo dans les années 80.
Concentrer ou mobiliser notre cerveau demande beaucoup d’énergie. Faire des pauses permet de soulager l’effort d’attention. Une pause va vous permettre de faire flotter votre attention : il s’agit du mode diffus de la pensée. Ce mode permet de trouver des solutions, par exemple de comprendre enfin ce sur quoi vous butiez depuis des heures : laisser flotter votre attention permet au cerveau d’avoir une vision globale et d’opérer des rapprochements comparables. Pour vous concentrer, les 2 modes alternatifs sont essentiels :
Si le cerveau pèse 2% du poids de votre corps, savez-vous qu’il consomme 20% d’énergie ? Notamment 20% d’oxygène. Bien souvent nous respirons mal. Prenez le temps de respirer, cette activité va oxygéner votre cerveau, activer le mode diffus de votre pensée et aura un effet bénéfique sur la prévention et la gestion du stress. Un cerveau stressé est incapable de se concentrer.
Il existe 2 modes de respiration pour créer les conditions de bien-être et de sérénité.
Inspirez pendant 5 secondes, retenez votre souffle pendant 5 secondes, expirez pendant 5 secondes et bloquez à nouveau votre souffle pendant 5 secondes. Répétez ce carré respiratoire pendant 3 à 5 minutes.
C’est un état particulier de la fréquence cardiaque, un peu comme si votre cœur et vos poumons entraient en résonnance. Nous vous recommandons de télécharger l’application Respirelax pour vous aiguiller. Suivez la bille qui se trouve sur votre écran. Quand elle monte vous inspirez, quand elle descend vous expirez. Pratiquez la cohérence cardiaque en 365, ce moyen mémo-technique nous rappelle de pratiquer :
3 fois par jour
6 respirations par minute
5 secondes pour inspirer
5 secondes pour expirer
et ce pendant 5 minutes
à pratiquer 365 jours sur 365
Expérimentez la méditation de pleine conscience le temps d’une respiration. Se concentrer sur sa respiration est une forme méditative contre le stress qui permet à notre esprit de ne pas être dans un passé qu’il rumine avec anxiété, ou dans un futur qu’il appréhende.
Être attentif revient à engager toutes nos forces mentales à un moment donné pour une tâche donnée. Méditer 10 minutes par jour est un entraînement de haut niveau à l’attention. Vous ne savez pas comment vous y prendre, commencez par une méditation guidée qui vous permet d’entrer plus facilement dans cette pratique. Il existe des applications telles que Petit Bambou, Calm, 7 Mind ou encore les méditations guidées sur Spotify qui vous permettront d’expérimenter quelques séances.
« 6 professionnels sur 10 jugent qu’une musique de fond leur permet de rester concentrés sur le travail qu'ils réalisent », étude menée par Linkedin & Spotify, 2017
D’une part, certaines personnes sont plus disposées aux bienfaits de la musique sur la concentration. Le plaisir d’écouter une musique permet au cerveau de sécréter des hormones naturelles appelées « endorphines » ; dont la dopamine qui aide à la concentration ou à conserver une vigilance sur le travail effectué.
D’autre part, la musique permet de se créer une bulle (par exemple avec un casque sur les oreilles dans un open space) et ainsi de s’isoler des bruits environnants.
En support de tous nos conseils pour mieux gérer son temps au travail, nous vous invitons à découvrir cette sélection d’outils de gestion du temps (plus ou moins gratuits) qui viendront faciliter ou accélérer la réalisation de vos tâches.
Vous voilà donc parés et prêts à repenser votre organisation, vous pouvez tout à fait améliorer votre bien-être au travail. Si vous ne constatez pas d’amélioration avec tous ces conseils, en prenant soin d’appliquer ceux qui vous conviennent le mieux, c’est qu’il est temps de diminuer votre charge de travail (mettez l’accent sur le « savoir dire non » et la délégation de tâches).
Prenez-soin de vous, c’est le plus important !
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