Trop souvent sous-estimé en management et en RH, le parcours d’intégration en entreprise est une étape cruciale pour le devenir de votre nouvelle recrue. Au-delà de l'apprentissage du poste, un onboarding réussi résulte d’une acceptation de l’environnement de travail et des valeurs d’entreprise.

L’engagement des salariés peut être moindre en début de contrat, selon Ideuzo :

^{Près de 20 % des salariés démissionnent dans les 3 premiers mois, avant la fin de la période d’essai.}

Pour optimiser l’accueil d’un nouveau salarié, il est important de comprendre dans un premier temps la valeur et les enjeux d’un processus d’intégration. Puis, nous vous listons les 6 étapes clés à suivre pour réussir l’intégration des nouveaux salariés.

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Les enjeux de l'intégration des nouveaux salariés

Nous pouvons imaginer un démarrage de poste comme une étape « filtre », une sorte de sas d’accueil qui permet à la fois au collaborateur et à l’entreprise de se faire une opinion de l’autre.

L’Onboarding est une phase de test qui vient clore le recrutement

C’est donc un moment stratégique et décisif avant d’officialiser ou non une prise de poste. Et si vous sentez que votre recrue est LA perle rare qui saura mener ses missions avec brio, ne la laissez pas filer entre les doigts !

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▶ Un salarié qui décide de mettre un terme à une période d’essai, c’est…

• un retour à la case départ : le temps humain est compté dans le processus de recrutement. Et un cercle vicieux s’installe, le taux de turnover élevé fait perdre en qualité et en efficacité de recrutement.

• un coût économique conséquent sur un onboarding raté.

Soit 7000 € en moyenne *

Ce qui correspond à : 100% à 300% du salaire, charges patronales et processus de recrutement compris !

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▶ Un salarié qui ne se sent pas à sa place mais qui décide de rester par défaut, c’est…

...un délai plus important avant d’être totalement opérationnel : le désintérêt pour le poste ralentit l’apprentissage.

Il faut 6 à 8 mois avant d'être pleinement opérationnel *

Être démotivé et ne pas se sentir intégré et engagé prolonge considérablement ce délai. Au contraire, optimiser un plan d’intégration peut réduire cette durée de moitié et donc monter en compétences efficacement !

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▶ Plus largement, l’image d’entreprise est dégradée

Un mauvais accueil engendre :

• un impact négatif sur la marque employeur : un collaborateur peu satisfait est susceptible de diffuser un avis défavorable, sur Internet ou par bouche à oreille.

• un climat social dégradé au sein d’une équipe : une mauvaise intégration d'un salarié déstabilise une équipe car le turnover se fait ressentir par une charge de travail instable et lourde. Il y a une conséquence à terme sur la productivité et des démissions en cascade.

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▶ Un dernier constat qui va vous surprendre…

Selon une enquête du cabinet Mercuri Urval :

65% des entreprises n’ont pas de processus d’intégration défini

Démarquez-vous et faites la différence auprès de vos nouveaux talents !

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💡 Pour réussir l’on-boarding d’un nouveau collaborateur

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^{*Source : Workelo}

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Quelles sont les 6 étapes d’un parcours d’intégration en entreprise réussi ?

Pendant le processus de recrutement, la marque employeur joue un grand rôle dans l’attraction des talents. Et elle se prolonge durant toute la durée de vie en entreprise.

Voici maintenant comment réconforter vos nouveaux arrivants sur leur choix d’entreprise et comment parvenir à les fidéliser.

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Etape 1 : Mettre en place un préboarding (ou accueil de nouveau collaborateur avant l’arrivée) ✔

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La première étape de fidélisation des talents consiste à informer. De la signature du contrat à l’arrivée, le nouveau collaborateur ne doit pas être mis en « pause » pour éloigner toute appréhension.

Il se pose bien souvent des questions sur le quotidien qui l’attend, sur les futurs repères qu’il doit prendre et sur la réalité du terrain.

D’après le Cabinet Robert Walters :

14 % des collaborateurs ne se présentent pas le 1er jour

Mettez donc en place un processus spécifique au préboarding.

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▶ Communiquez avec le futur salarié avant son arrivée

Donnez des informations pour mettre votre collaborateur dans l’ambiance et ainsi l’aider à se projeter (infos pratiques, vie de l’entreprise, avantages sociaux, chartes d’entreprise etc). L’idée et de lui faire savoir que vous donnez de l’importance à son arrivée et que vous anticipez bien l’aménagement de son poste de travail. Il n’y a pas pire que le silence radio.

Profitez-en également pour :

• gagner du temps sur les démarches administratives, car il est toujours plus appréciable de démarrer sans avoir à gérer ces formalités sur le tas dès le premier jour,
• introduire la ou les personne(s) référente(s) de la phase d’onboarding.

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▶ Donnez un ton chaleureux à l’accueil

Créez et envoyez un email d’onboarding ou une lettre de bienvenue en entreprise, vous montrerez ainsi que malgré la distance avant la prise de poste il y a déjà une sorte de valorisation et d’approche humaine.

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▶ Faites la différence entre une date de prise de poste proche et lointaine

Si un salarié doit débuter dans moins d’une semaine, il n’aura pas le temps de se pencher sur tout un tas de documents que vous lui aurez préalablement transmis. N’oubliez pas qu’un changement de travail nécessite parfois une réorganisation de la vie personnelle, il est donc inutile de le surcharger en informations. Vous pourrez échelonner cela après son arrivée.

A l’inverse, un démarrage de poste sous quelques semaines permet de faire une introduction en douceur mais peut être plus risqué si votre futur salarié est approché par une autre entreprise entre temps. Afin d’éviter qu’il ne change d’avis, aidez-le à se projeter en mettant en avant vos valeurs d’entreprise, en l’invitant à suivre vos actualités via les réseaux sociaux par exemple. Ainsi vous maintiendrez le lien et sécuriserez mieux l'embauche.

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Etape 2 : Préparer l’arrivée du nouvel embauché ✔

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Un salarié convoité mérite que son poste de travail soit fin prêt et dans les meilleures conditions possibles, dès son entrée en entreprise.

Optimisez le temps dédié à l’apprentissage en :

• activant les différents comptes utilisateurs au préalable sur les plateformes en ligne : e-mails, outils collaboratifs, logiciels de gestion…,
• remettant un mot de bienvenue et un livret d’accueil regroupant toutes les informations pratiques,
• anticipant la mise en place de formations si elles sont nécessaires
• prévoyez qu’une personne l’accompagne durant ses premiers jours (soit vous en tant que RH, son manager direct, la personne qui est remplacée, un collègue) : si votre nouvelle recrue se retrouve seule, elle aura du mal à s’intégrer !

Vous leur donnerez l'opportunité de prendre de l’avance et offrirez une première journée au travail plus excitante.

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Etape 3 : Organiser la première journée d’intégration ✔

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Arrive le jour J, celui de l’expérience terrain qui commence. C’est aussi celui où les « à priori » du collaborateur vont en grande partie se confirmer ou non.

Une fois toutes les bonnes conditions de travail mises en place, il est temps de faire bien vivre le premier jour au travail.

« La vision positive que je me suis faite de l’entreprise est-elle bonne ? »

C’est en effet lors de cette journée que la plus forte impression du collaborateur va naître.

Il est essentiel de définir les objectifs de cette journée (ce que vous souhaitez lui présenter avant tout) et d’organiser une présentation autour de :

• La culture d’entreprise
• Son poste de travail
• Ses collègues et collaborateurs

Diverses formes de présentations plutôt classiques peuvent avoir lieu : présentation du nouveau et des équipes, visite des locaux, kit d’onboarding, repas d’équipe…

Pour offrir un plan d’intégration plus original, vous pouvez par exemple opter pour des activités ludiques comme l’escape game ou bien un quizz sur l’histoire de l’entreprise.

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A l’issue de cette journée, le principal est que votre nouveau collaborateur…

• se soit senti accompagné ;
• soit en capacité de déterminer les tenants et aboutissants de son poste ;
• prenne aisément ses marques ;
• et puisse s’imprégner des valeurs d’entreprise.

Certaines entreprises, en général de grande taille, vont même jusqu’à organiser un ou plusieurs séminaire(s) d’intégration dans l’année en regroupant tous les nouveaux embauchés.

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💡 Vous avez pour projet d’organiser un séminaire spécialement conçu pour vos jeunes embauchés ? Nous contacter.

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Etape 4 : Maintenir l’étincelle pendant la période d’essai ✔

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Passé le cap du premier mois, la magie peut déjà retomber. S’assurer que le salarié se sent comme un poisson dans l’eau est un bon moyen de sécuriser la suite.

Managers et RH, n’hésitez pas à communiquer, échanger et continuer à montrer votre considération :

• ‍One-to-one réguliers : un bon moyen d’échanger dans la bienveillance est d’adopter le feedback en entreprise. Si vous êtes pleinement satisfait de la personne, un feedback positif va aider à booster sa motivation, dans l’autre sens son feedback va vous permettre de vous réadapter votre style de management face à sa personnalité.

• ‍Questionnaire de satisfaction pour faciliter l’intégration d’un salarié autour de différents thèmes : les missions, l’adéquation avec l’équipe, la façon de travailler…

Un climat de confiance va s’installer au travail, et l’idée est de laisser libre expression au collaborateur, mais aussi de déceler toute contrariété ou inquiétude qui vous aurait échappée. Ainsi, avant que cela ne soit trop tard, vous pourrez définir des axes d’amélioration et les réaborder lors d’un prochain rendez-vous planifié.

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Etape 5 : Aborder la fin de la période d’essai sereinement ✔

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Le bilan de période d’essai est le dernier maillon du processus de recrutement. Il est temps de recueillir les ressentis mais aussi d’émettre un avis.  Encore une fois, vous serez amené à pratiquer le feedback mais cette fois-ci à une date butoire. Celle-ci va formellement valider la poursuite du contrat de travail ou non.

Grâce à l’étape 4, il n’y aura normalement pas de mauvaise surprise, ni pour le salarié ni pour l’employeur.

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Etape 6 : Faire régulièrement le point après la période d’essai ✔

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Dans l’idéal, le suivi du parcours d’intégration d’un nouveau salarié se fait bien au-delà de la période d’essai, c’est-à-dire au moins jusqu’au premier entretien annuel d’évaluation. En attendant, restez disponible et à l’écoute, vous veillerez à ce que le nouveau collaborateur se sente bien dans ce nouvel environnement et que les conditions de travail lui conviennent à plus long terme.

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Le parcours d’intégration se poursuit en fidélisation du salarié

Réussir un processus d’onboarding en RH, c’est non seulement développer la stratégie de marque employeur, accélérer l’apprentissage du poste, mais aussi retenir un talent pour défier la concurrence.

Le parcours d’intégration n’est que le début de la fidélisation d’un salarié mais il reste déterminant pour mieux appréhender son futur au sein de l’entreprise.

Si vous réussissez le parcours d’intégration en entreprise…

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…après 1 an :

Il y aura 58% de chances de plus que votre recrue reste dans l’entreprise (source : Workelo)

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…après 3 ans :

69% des nouveaux collaborateurs resteront (source : Ideuzo)

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Lire aussi : Management des RH : comment fidéliser ses salariés ?

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Rien n’est jamais gagné et un document signé ne retient pas entièrement un salarié. Commencez donc par soigner votre stratégie d'onboarding !

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