Dans l’univers des TPE et des PME, les appels d’offres constituent des leviers importants pour toutes les entreprises qui veulent développer leur chiffre d’affaires. Vécue comme un challenge pouvant avoir un fort retentissement pour la vie de l’entreprise, la construction d’une réponse élaborée demande méthode et travail. Pour vous aider à aller au bout de vos ambitions, nous vous donnons nos meilleurs conseils. Apprenez à répondre à un appel d’offres. Préparez-vous à l’oral et relevez tous vos défis !

L’appel d’offres, comment ça marche ?

Les appels d’offres se trouvent sur des plateformes spécialisées pour les marchés publics. Aussi, les entreprises qui souhaitent répondre à un appel d’offres doivent commencer par une phase de recherche. Chacune trouvera des appels d’offre en rapport avec son secteur d’activité sur des supports différents, notamment des annonces et des publicités d'acheteur. En règle générale, il suffit d'une consultation au Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics (BOAMP), le JOUE, la presse spécialisée ou encore des sites internet pour les trouver. Et pour être sûres de ne laisser aucune opportunité leur échapper, elles peuvent mettre en place une veille d'appel de marchés.

Si c’est vous qui cherchez les appels d’offres, nous vous conseillons de bien connaître les mots-clés décrivant votre activité. Vous ciblerez plus efficacement les appels d’offres auxquels vous pouvez répondre.

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Avant de répondre à un appel d’offres, vous aurez à télécharger le DCE. Vous recevrez ensuite le cahier des charges. Le plus souvent, il vous est proposé de manière dématérialisée.

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N’oubliez pas qu’une réponse à un appel d’offres constitue une réponse à des commanditaires. Il faut garder en tête que ceux-ci envoient leur demande d'acheteur à tous les prestataires référencés. Ce n’est donc pas parce qu’une entreprise répond à un commanditaire qu’elle est certaine de gagner l’appel.

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Si vous vous demandez comment bien répondre à un appel d’offres, sachez que le facteur temps peut être déterminant. Plus vous découvrez l’appel tôt, mieux vos équipes peuvent se préparer. Et forcément, la réponse sera mieux formulée, plus pertinente, …

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Nos 3 conseils :

• Pour ne pas passer à côté d’opportunités, pensez à mettre en place des envois d’alertes par email. Tous les sites ne le proposent pas, mais l’un des principaux, BOAMP, vous permet cette veille.

• Il est souvent pertinent de comparer entre elles plusieurs plateformes. Vous verrez que les filtres de recherche diffèrent de l’une à l’autre. Afin de vous faire un avis objectif sur chacun de ces supports, nous vous recommandons une évaluation sur plusieurs jours, voire sur plusieurs semaines. En réalisant des captures d’écran, vous serez à même de vérifier si les plateformes sélectionnées proposent des résultats complémentaires par rapport au jour précédent.

• Sollicitez votre réseau : demandez-lui de vous tenir informé ou de vous relayer les appels d’offres auxquels vous pourriez répondre.

Répondre à un appel d’offres : notre méthodologie

La réponse à un appel d’offres ne doit pas se faire « au hasard » mais suivre une technique. Pour optimiser vos efforts et maximiser vos chances de remporter un appel d’offres, voici notre méthodologie bien précise.

Sélectionner les bons appels d’offres

Les plateformes proposent parfois de nombreux appels d’offres. S’il peut être tentant de multiplier les candidatures, ce n’est pas conseillé. En effet, pour espérer gagner un appel d’offres, il est nécessaire de mobiliser des collaborateurs et beaucoup de temps. Cela demande donc un certain investissement pour une bonne candidature.

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Il est recommandé de bien sélectionner les appels d’offres auquel vous décidez de répondre. Les différents appels sélectionnés doivent correspondre à des compétences techniques détenues en interne. Assurez-vous d’avoir en votre sein les ressources humaines nécessaires.

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‍Misez toujours sur la qualité de votre candidature, plus que sur la quantité.

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Notre conseil :

Avant de vous lancer dans la rédaction de votre réponse à l’appel d’offres, analysez l’avis d’appel public à la concurrence (AAPC). Il s’agit d’une sorte de synthèse de l’appel. Il mentionne le lieu d’exécution, l’objet du marché, l’allotissement, la procédure employée, les contraintes spécifiques, les conditions d’attribution, la date de limite de dépôt du dossier et, parfois, une estimation.

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Analyser l’AAPC vous aidera à sélectionner les appels d’offres qui méritent votre attention. En effet, ce ne serait pas pertinent de répondre à un appel dont le lieu d’exécution se trouve trop loin de vos propres locaux. De surcroît si le tarif ne répond pas à vos attentes. Même raisonnement si vous ne disposez pas de toutes les qualifications nécessaires, ou si le délai imparti est trop court.

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Assurez-vous au maximum de l’équilibre entre l’investissement que la réponse à l’appel d’offres va vous demander, et vos chances de le remporter. Et si vous vous trompez, ne vous découragez pas : c’est en forgeant qu’on devient forgeron 😉 !

Sélectionner les talents pour répondre à un appel d’offres

Une fois les bons appels d’offres sélectionnés, il faut encore choisir les talents aptes à y répondre en interne. Les collaborateurs retenus pour travailler sur la réponse doivent posséder les compétences requises pour parvenir aux objectifs fixés. Ils doivent également disposer de suffisamment de temps pour formuler une réponse appropriée.

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Il arrive parfois que les compétences en interne ne suffisent pas à formuler une réponse adaptée. Dans ce cas, les équipes peuvent s’appuyer sur des talents ou des entreprises externes. Ces dernières les aideront à formaliser une réponse qui correspond aux attentes du commanditaire de l’appel d’offres.

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Autre lecture : Les soft skills : liste des 6 à développer

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Etablir un contact chez le commanditaire de l’appel d’offres

Lorsque cela est possible, les équipes peuvent essayer d’établir une relation humaine avec une tierce personne travaillant chez le commanditaire. Faîtes-vous connaître et développez votre notoriété auprès des demandeurs. N’oubliez pas qu’un appel d’offres débouche sur un choix fait par des humains. Ne négligez pas cet aspect !

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Cette relation permet à votre équipe de savoir combien d’entreprises travaillent sur une réponse à l’appel d’offres. Vos collaborateurs pourront aussi demander à connaître les délais de traitement de chaque étape, ou encore quels éléments peuvent les aider à faire la différence par rapport aux autres entreprises.

Une vraie relation de confiance peut devenir un atout de poids pesant en votre faveur lors du choix des demandeurs.

Notre conseil :

Dès que vous recevez ou sélectionnez l’appel d’offres, décrochez votre téléphone pour essayer d’échanger avec un des commanditaires.

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N’oubliez pas que dans certaines entreprises, le matching pyramidal prend une place importante. Ainsi, certains managers préféreront ne s’entretenir qu’avec d’autres managers, des directeurs qu’avec des directeurs, … Si vous sentez que c’est le cas chez votre commanditaire, demandez à vos managers et à vos directeurs d’intervenir.

Bien cadrer la rédaction des documents de proposition

Si vous vous demandez comment répondre à un appel d’offres, une bonne pratique consiste à élaborer un rétroplanning solide. Cela évitera aux collaborateurs de travailler dans l’urgence et donnera de la visibilité à tout le monde.

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Par ailleurs, il est nécessaire de désigner une personne (et une seule !) pour piloter le projet. Elle deviendra le point de référence des autres talents travaillant sur la réponse à l’appel d’offres. Elle aura notamment pour rôle de s’assurer que les délais impartis sont bien respectés.

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Autre aspect de la rédaction de votre proposition : la personnalisation. A l’instar d’une lettre de motivation, votre réponse à l’appel d’offres se doit d’être adaptée à votre commanditaire. De son côté, celui-ci appréciera la lecture d'un projet qui colle à ses besoins, et non une proposition banale pouvant convenir à d’autres demandeurs. C’est aussi pour cela qu’il est primordial d’instaurer une relation de confiance entre vous. Ce climat vous permettra d’obtenir des informations qui peuvent faire la différence avec vos « concurrents ». Certains demandeurs se montreront par exemple en attente d’une importante partie administrative, tandis que d’autres se concentreront davantage sur le côté technique. Et ça, c’est difficile de le deviner sans aucune communication 😉 !

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Notre conseil :

Soyez le plus rigoureux possible !  Si vos collaborateurs vous demandent comment rédiger un appel d’offres, conseillez-leur de bien lire le dossier, et surtout de prendre des notes. Chaque spécificité, chaque remarque doit être notée. Ils pourront ensuite consulter leurs notes régulièrement. C’est un des meilleurs moyens pour bien correspondre au besoin des demandeurs et ne rien oublier !

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Savoir faire preuve de renouveau

Une réponse à un appel d’offres doit être formalisée de manière innovante et différenciante. Pour parvenir à ce résultat, les collaborateurs travaillant dessus peuvent la challenger auprès d’autres équipes au sein de leur entreprise ou de personnes externes comme un coach. Les avis et conseils récoltés peuvent les aider à compléter leur réponse, à la modifier et à l’améliorer.

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Notre conseil :

Une fois votre dossier déposé, essayez de prendre contact avec la personne responsable du marché. Afin de connaître les premières impressions, prétextez le fait de savoir si votre dossier a bien été reçu. Non seulement cette étape entretient votre relation, mais elle vous permet aussi de rassurer vos commanditaires sur leurs craintes éventuelles.

Appel d’offres : la formation comme levier de réussite

Un accompagnement qualitatif pour répondre à un appel d’offres

Lorsqu’une entreprise travaille sur la réponse à un appel d’offres, il est indispensable qu’elle se fasse accompagner du début à la fin. Son objectif premier sera donc de s’entourer de personnes qui connaissent très bien le fonctionnement des appels d’offres. Ces professionnels seront à même de poser les bonnes questions afin de trouver la bonne réponse.

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Il est important d’avoir un œil externe. Cela lui permet de prendre de la hauteur (et du recul !) sur la réponse qu’elle s’apprête à émettre. Selon les prérequis demandés, il sera ensuite plus facile pour les collaborateurs de s’ajuster.

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Les équipes procédant de la sorte ont déjà pu remarquer qu’elles étaient capables de mieux formaliser leurs offres sur des slides. Ces slides peuvent ensuite être consultées sans qu’on leur demande d’explications. C’est dire si l’enjeu de rendre chaque page de sa réponse à un appel d’offres captivante et intéressante est fort !

Faire face à l’étape d’après : l’oral

Lorsque vous êtes sélectionné à l’écrit, vous vous trouvez à la moitié des étapes. A ce stade-là, il devient nécessaire de se préparer à l’oral. Et croyez-en notre expérience, il ne suffit pas de lire les slides que vous aurez envoyées à l’étape précédente pour remporter l’appel d’offres 😉.

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Il vous faudra travailler un nouveau support. Vous devrez (encore) choisir les (bonnes) personnes pour se rendre au rendez-vous fixé par les commanditaires, ou à la soutenance. Et pour réellement emporter l’adhésion, ces personnes sauront tout intérêt à bien se préparer en amont !

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Elles doivent avoir la possibilité de bloquer des plages horaires dans leurs agendas pour se préparer à l’oral tant sur le fond que sur la forme. Gardez bien en tête qu’une présentation mal préparée peut réduire à néant tout le travail fourni depuis le début… alors que travailler ses compétences d’orateur est un exercice simple, à la portée de tout le monde !

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• Se préparer sur le fond : retravaillez et ajustez votre proposition en fonction des retours qui vous ont été faits par le commanditaire.

• Se préparer sur la forme : une bonne pratique consiste à vous entraîner à l’oral. Assurez-vous que chaque personne présente est en mesure de présenter la réponse à cet appel d’offres. Veillez également à ce que tous les membres de l’équipe soient entraînés à répondre aux questions qui suivront leur présentation.

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Afin d’être au top de vos capacités, faîtes-vous accompagner par un coach qui saura faire travailler les collaborateurs concernés sur les axes essentiels. Il mettra à leur disposition de nombreux outils qui faciliteront leur prise de parole. Et toute l’équipe sera prête le jour J à gagner l’adhésion de ses interlocuteurs et remporter l’appel d’offres !

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Se servir d’un échec pour rebondir

C’est imparable. Plus vous répondrez à des appels d’offres, plus vous risquez de voir votre candidature rejetée. C’est l’occasion idéale de vous pencher sur vos points faibles pour les comprendre et les travailler pour répondre aux critères.

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Sachez que le donneur d’ordres remet aux candidats non sélectionnés un document reprenant la note obtenue par leur entreprise, et ce pour chaque critère d’attribution. En miroir, vous connaîtrez la note qu’a obtenue l’entreprise qui a remporté l’appel d’offres et pourrez procéder à une analyse. Vous aurez ainsi une vision claire de comment remporter un appel d’offres la prochaine fois que l’occasion se présentera.

Nos 2 conseils :

• Même si un échec draine toujours un lot de déceptions inévitables, il constitue aussi un formidable moyen de vous remettre en question ! Aussi, si vous n’avez pas été sélectionné dans le cadre de cet appel d’offres, sollicitez un rendez-vous avec un de nos coachs. Il vous aidera à comprendre quels éléments ont joué en votre défaveur. Vous verrez que les feedbacks de vos interlocuteurs constituent une véritable mine d’informations ! N’hésitez pas à l’exploiter pour faire encore mieux les prochaines fois !

• Autre astuce pouvant vous aider à comprendre votre échec : renseignez-vous quantaux tarifs et modalités pratiquées par vos concurrents. Cela peut diminuer l’intérêt du demandeur face à votre projet.

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En conclusion

Si gagner un appel d’offres ressemble au début à un gros challenge, il existe des techniques et des outils aidant les collaborateurs à travailler dans le bon sens et à gagner en aisance à l’oral.

Et gardez en tête qu’une fois votre nouveau client acquis, il va falloir réussir à le garder et à le fidéliser (et c’est souvent ça le plus dur 😉 !).

 Pour vous aider à vous préparer à l’oral, Time To Pitch vous propose plusieurs modules. Choisissez ceux auxquels vous souhaitez former vos équipes.

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Les 6 modules de préparation à l’oral de Time To Pitch

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1. Project Birth Process 

Nous vous proposons de vous inscrire dans un process de questionnement. Il vous aidera à révéler les winning points de votre offre.

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2. L’écriture du pitch 

Il s’agit d’une introduction à la Méthode Winning Pitch©. Vos équipes bénéficieront de l’accompagnement d’un coach pour structurer et écrire le contenu de votre pitch.

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Lire aussi :

• Comment convaincre grâce au pitch ? 10 réponses pour y arriver
• Pourquoi se former au pitch est-il capital pour un entrepreneur ?

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3. Le slide design 

Notre coach accompagne vos collaborateurs dans leur travail sur les slides projetées lors de leur présentation.

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4. La prise de parole 

Notre coach vous propose de nombreux tips de prise de parole en distanciel et en présentiel. Sous son regard bienveillant, vos collaborateurs s’entraînent et réalisent des exercices individuels. Chacun travaille en fonction de ses axes d’amélioration.

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5. Le crash test 

Il s’agit d’une préparation et d’un entraînement à la partie Questions / Réponses de votre entretien.

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6.  L’entraînement final

Le coach procède à la scénarisation et à la mise en scène de la prise de parole ainsi qu’à des répétitions.

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Un accompagnement adapté à vos propres besoins

Time To Pitch a à cœur de s’adapter aux attentes des collaborateurs. Grâce à nos Target Box, vous ciblez vos besoins et vos points de faiblesse, et boostez véritablement votre potentiel !

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💡 Remportez vos appels d'offres avec TARGET BOX :

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‍Bon à savoir : nos box conviennent à un accompagnement en présentiel ou en distanciel. Et aucun prérequis n’est exigé !

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Ces différents enseignements sont dispensés au sein de :

• ‍Notre Box Bronze : 7 h pour entraîner vos équipes ;

• ‍Notre Box Silver : 15 h pour acquérir des compétences de manière pérenne ;

• ‍Notre Box Gold : 25 h pour élargir de manière significative la zone de confort de vos équipes.

Une connaissance experte des enjeux des entreprises

Bien communiquer, c’est tout un art. Et comme tous les arts, il est nécessaire de s’y former pour exceller. Chez Time To Pitch, on est conscient de ces enjeux et de l’impact qu’ils peuvent avoir sur le développement de votre entreprise. Aussi, nous accompagnons depuis des années des milliers de personnes à gagner en aisance à l’oral. Résultat : elles transmettent leur message de manière claire et impactante et emportent l’adhésion de leur public !

Nous avons mis au point une méthode d’apprentissage alliant théorie et pratique. Nous fonctionnons sur l’équilibre 25 % d’apports théoriques pour 75 % de pratique. Les apprentissages sont vite ancrés !

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