Toutes les cultures ont au moins une chose à nous enseigner sur la façon de bien mener les réunions. À nous d’en tirer le meilleur pour accroître notre performance. Le modèle japonais est un modèle connu pour sa courtoisie et sa finesse. Il s’oppose donc au modèle américain, plus direct, et peut, un peu plus facilement, être pris pour inspiration dans un modèle français, plus équilibré et plus nuancé.

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Dans cet article, l’objectif n’est pas de changer complètement la façon dont nous abordons les réunions. Nous avons notre propre identité et notre culture. Il s’agit plutôt de tirer des bonnes pratiques, à prendre pour exemple, qui peuvent trouver un écho favorable chez nous en France. Elles pourront être inspirantes dans notre façon de mener les réunions. Découvrons comment s’inspirer du modèle japonais pour augmenter notre efficacité lors des réunions présentielles ou à distance.

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Les traits culturels japonais qui nous seraient utiles dans une réunion

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Les Japonais sont pacifistes et ont une très haute estime des sentiments humains. Ce trait culturel dominant, qui se décline en 5 comportements spécifiques durant les réunions, est fortement utile pour les améliorer.

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1. Leur délicatesse en quête d'harmonie

Les Japonais ne sont pas agressifs. Ils cultivent l’harmonie. Dans une réunion, ils peuvent dire « oui » sans être forcément convaincus et juste éviter de dire « non » pour ne pas mettre une personne mal à l’aise ou rendre l’environnement tendu. Loin d’être de l’hypocrisie, ils ont soin de s’exprimer en fonction du contexte et de cultiver l’art délicat de l’équilibre, justement pour permettre aux discussions d’évoluer et non pas de se solder par un conflit.

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• Il est donc possible de conduire des réunions plus efficacement en s'inspirant du modèle japonais. Il faut avoir à cœur de ne pas froisser et ainsi, choisir ses mots et ses gestes avec le plus grand soin. Éviter de se précipiter à répondre et d’abord essayer de comprendre le contexte et les motivations avant de parler, sont autant de bonnes habitudes qui peuvent faciliter les réunions.

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2. La volonté de se mettre à la place de l’autre

Saviez-vous par exemple que dans un métro, les Japonais éviteraient d’aider à se relever une jeune femme qui serait tombée ?  Il ne s’agit pas de ne pas se soucier de son cas. Bien au contraire, et même si cela semble très bizarre pour nous, il s’agit d’empathie. Au Japon, ce serait un déshonneur pour cette jeune femme que de se faire aider dans ce moment très gênant. Les Japonais prennent donc le temps de comprendre avant d’agir ou de parler et se mettent à la place de l’autre avant de considérer leur propre sentiment, par rapport à une situation. C’est la culture de l’empathie, voire de la connivence tacite.

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• Dans nos réunions, il est également possible de nous en inspirer. Le tout est de donner de l’importance au fait d’apprendre à connaître l’autre. Il s’agit de s’immerger dans son monde et d’accepter d’utiliser des méthodes différentes pour la compréhension mutuelle, toujours dans un esprit d’empathie.

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3. L’écoute et l’intention d’aller au-delà des mots 

Vous avez sans doute déjà remarqué que les Japonais parlent moins qu’ils n’écoutent. Ils sont observateurs et semblent vous scruter. Chez eux, il y a une forte prééminence de la culture du non-dit, ce qu’on appelle la culture du “honne” et “tatemae”. Au Japon, le regard a un rôle crucial, celui de faire attention à tout ce qui se passe dans le monde environnant et de prendre en compte chaque micro-geste de l’interlocuteur.

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• S’en inspirer pour mener à bien une réunion, est plus qu’utile. En effet, ce trait culturel japonais nous apprend à faire attention à la communication non-verbale, celle qui compose 80 % de la communication selon les experts. Il nous apprend à être à l’écoute des besoins et des attentes de l’autre, pour atteindre nos objectifs mutuels durant la réunion. Il nous apprend aussi à démêler le vrai des fausses interprétations (au travers du non-verbal plutôt que de ce qui est dit) et à agir en conséquence.

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4. La recherche effrénée des bonnes personnes à impliquer

La hiérarchie et l’entreprise ont une importance cruciale chez les Japonais. Souvent, ils impliquent donc tous les échelons de l’entreprise avant de prendre une décision. Cependant, ils ciblent les bonnes personnes à contacter et à impliquer avant chaque réunion.

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• Nous pouvons faire de même. En s’inspirant du modèle japonais, il nous est rappelé à quel point les préparations des réunions comptent. Elles doivent notamment servir à identifier et à appeler les personnes « ressources » utiles à la réunion, pour avoir du concret lorsqu’elle s’achève.

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5. L’ouverture vers des réunions informelles

Bien que formalistes, les Japonais prennent les vraies décisions dans un cadre informel. Justement, la souplesse et le contact humain permis par l’informel facilitent l’avancée des discussions. Les longues soirées au bar entre collègues sont d’usage dans ce pays.

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• Nous pouvons apprendre de nos pairs japonais en apprenant à (re)nouer des relations en dehors du travail. Les réunions informelles peuvent être en présentiel ou à distance, mais en one-to-one, pour apprendre à mieux connaître ses interlocuteurs, pour pouvoir écouter leurs attentes profondes et pour apprendre à se mettre à leur place. C’est le meilleur moyen de comprendre la face cachée de leur personnalité.

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💡 Augmentez la capacité à mener une réunion et maintenez l’énergie du groupe.

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S’inspirer de la culture japonaise pour être plus efficace en visio

Aujourd’hui, le contexte est celui de la visioconférence, des réunions à distance. Il est possible de s’inspirer du modèle japonais pour améliorer sa performance dans ce domaine aussi.

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Ce qui change en visio

La visioconférence reste une réunion. Ce sont les mêmes problématiques et les mêmes enjeux, que la réunion soit en interne (pour décider de comment faire avancer les travaux) ou en externe (discussion avec un partenaire ou un client potentiel).

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Par contre, les difficultés sont accrues. Briser la glace, capter constamment l’attention de la personne, évaluer sa communication non-verbale, cultiver l’empathie, sont bien plus difficiles à travers l’écran d’un ordinateur. 

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Par exemple, on peut comparer les réunions présentielles et distancielles, à une partie de volley-ball en salle ou sur la plage. Les règles sont les mêmes, mais le terrain rend le jeu plus difficile sur la plage. C’est la même chose dans une réunion distancielle, nous n’avons pas les mêmes “appuis” qu’à l’habitude.

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En pratique : S’inspirer des traits culturels japonais pour accroître son efficacité à distance

- Besoin d’instaurer une rythmique, mais de décélérer en même temps

La vitesse d’assimilation est plus lente dans une réunion à distance. Il faut donc s’inspirer de l’écoute et de la qualité d’attention japonaise pour décélérer la réunion. L’art narratif japonais affiche un rythme assez lent, le temps de laisser aux protagonistes la faculté de regarder et non pas tout simplement d’écouter. Cette décélération laisse également le temps de capter l’attention de l’interlocuteur, chaque fois qu’il se perd un peu. Il suffit de faire appel à votre capacité de se mettre à la place de l’autre (à la façon des Japonais) pour les interpeller à chaque fois en évoquant un point qui l’intéresse.

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- Besoin de plus de feedbacks

Les feedbacks sont essentiels pour communiquer à distance. Dans notre culture française, sans les feedbacks, il est nettement plus difficile de cerner l’autre. Le modèle japonais nous apprend encore à dépasser cette contrainte et à recueillir des feedbacks par d’autres moyens.

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Tout d’abord, l’écoute à la japonaise, plus silencieuse et observatrice, nous permet de recueillir des feedbacks dans les non-dits, et ce, même au travers de l’écran ou nous devons être plus attentives à la voix de notre interlocuteur et à ses expressions corporelles. 

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Ensuite, les réunions informelles, notamment téléphoniques dans le cadre sanitaire,  telles que pratiquées dans le modèle japonais, sont aussi un terrain favorable pour avoir des feedbacks. Elles redonnent surtout de la place à l’humain et permettent de consolider des relations sur une base plus solide.

Il est évident que nous avons une culture latine très différente de la culture japonaise. Cependant, comme nous l’avons vu, il peut être très intéressant de s'inspirer de leur sens de l’empathie, de l’écoute et de leur compréhension des non-dits, pour enrichir les relations que nous entretenons maintenant de plus en plus en distanciel.

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